Автоматизация процессов в компании сферы строительства

Автоматизация процессов в компании сферы строительства

Строительный бизнес сравнительно сложен в силу специфики отрасли и большого числа нормативно-технической, исполнительной и прочей документации для обеспечения бесперебойной деятельности, поэтому нуждается в комплексной автоматизации большинства процессов.

Основные потребности бизнеса в этой сфере:

1

Контроль расходов и доходов.
В строительном бизнесе долгий цикл сделки, поэтому критически важно планировать бюджет, как оперативно (на месяц—два), так и на несколько лет вперед. А также фиксировать малейшие отклонения в его освоении.
2

Контроль сроков и корректности оформления большого количества нормативно-технической документации.
Согласование этой документации.
3

Управление проектами.
Отслеживание этапа проекта и статуса задач — трудоемкое занятие, потому что большинство сотрудников строительных организаций работают " в поле", и не имеют возможности оперативно отчитываться о статусе выполнения той или иной задачи. Это значительно усложняет коммуникации и увеличивает сроки принятия управленческих решений. Поэтому при управлении проектами в строительстве часто используются так называемые реперные точки - ключевые этапы. Их немного, но собирать информацию вручную, даже в этом случае, довольно сложно. А возможность пропустить узкие места возрастает в разы. Однако, вовремя принятое решение часто помогает избежать больших незапланированных расходов
4

Помимо перечисленных пунктов, строительный бизнес нуждается в автоматизации снабжения строительных объектов, логистики, правильной организации работы сервисных подразделений.

Исходный запрос:

Основным стимулом к освоению системы автоматизации в компании нашего клиента была необходимость создания единого пространство для коммуникаций. А также желание упорядочить проектную деятельность.

Существовавший хаос и отсутствие контроля приводили к срывам сроков проектов и, в конечном итоге, негативно сказывалось на финансовых показателях компании.

Что было сделано:

Клиентом была выбрана коробочная версия системы. Было проведено обучение, в ходе которого мы подробно ознакомили ключевых сотрудников с функционалом системы, научили его использовать.

Руководство компании особенно выделило для себя такой инструмент как Бизнес Процессы и в полной мере использовало возможность его гибкой настройки под любые нужды компании.

И это оправдано, поскольку в данной сфере очень много формализованных процессов, колоссальное количество подготавливаемой и согласовываемой документации, различных повторяющихся событий. Было принято решение максимально стандартизировать все процессы внутри компании.

Сотрудники компании создали шаблоны таких БП, как:

согласование договора с поставщиком,
согласование оплат на день,
согласование договора с субподрядчиками,
согласование всех форм КС,
проведение внутренних конкурсов и тендеров,
устранение рекламаций при проверке надзорными органами.

Также компания изучила и оценила удобство единой системы хранения связанной информации, возможность каскадирования целей через проекты, задачи и KPI до каждого сотрудника. Но пока не все инструменты ввели в активную эксплуатацию.

Чего добились:

Использование даже небольшого функционала системы (Бизнес Процессы), дало следующие результаты:

Полностью решена задача единого пространства для коммуникации, что было основным приоритетом при поиске сервиса автоматизации
Все процессы компании стандартизированы, что исключает возможность ошибок и пропуска какого-либо этапа, выросла точность и эффективность
Прозрачность и прослеживаемость проектной и процессной деятельности позволила легко выявить узкие места в существующих процессах
Сократилось время на распределение задач и их делегирование, согласование между сотрудниками на 20%
Функционал системы позволил отказаться от поддержки нескольких информационных систем в пользу одной, что напрямую повлияло на удобство и скорость работы
Значительное сокращение времени на рутину, высвобождение этого времени для более важных задач
Легкость отслеживания и контроля, благодаря отчету по БП
На 10% сократилось отклонение по срокам при реализации проекта

If a building becomes architecture, then it is art

В целом, основная цель компании в виде единого пространства для коммуникаций и его стандартизация была достигнута. И такой способ управления тоже имеет место быть. Но обычно это только первая стадия становления качественной системы управления.

Если рассматривать теорию управления, то существует несколько этапов наращивания качества управления:

1

Управление по Задачам
2

Управление по Правилам (Бизнес Процессы)
3

Управление по Целям
4

Управление по Ценностям

Рекомендации:

Поэтому для данной компании следующий этап автоматизации это углубление в область Проектов и задач. Что позволит компании маштабироваться, наращивать обороты производства, сокращать сроки и издержки по проектам, управлять бюджетом, так как в рамках проекта можно увидеть больше закономерностей и возможностей оптимизации, нежели в отдельно взятых Бизнес процессах, даже если они хорошо прописаны и работают четко. Также работа только в БП не позволяет быть гибкими и оперативно принимать решения в нестандартных ситуациях, что в наше стремительно меняющееся время значительно усложняет управление компанией.
В MAS Project для этого есть соответствующий инструментарий.
Следующим шагом после освоения Проектного управления рекомендован переход к Управлению по целям. Данный способ управления позволяет более масштабно посмотреть на свой бизнес и уже направлять все проекты и процессы компании, ориентируясь на ее стратегические цели. Реализовать это направление помогает такой инструментарий, как Карта целей и Матрица эффективности, которые позволят держать в фокусе основные цели бизнеса и направлять каждого сотрудника на их достижение, а также вовремя отслеживать и реагировать на все возникающие изменения.

Одной из последних доработок системы MAS Project являются настройки для качественного Проектного управления, позволяющие контролировать бюджет проекта, отслеживать по реперным точкам ход выполнения проекта и оперативно реагировать на все отклонения.

Мы надеемся, что все наши рекомендации в ближайшее время будут внедрены в работу нашего клиента и принесут соответствующие результаты.

Если Вы хотите систематизировать и упростить деятельность Вашей компании, закажите презентацию.

Заказать презентацию