Как за 15 минут настроить исполнительскую дисциплину в компании

Как за 15 минут настроить исполнительскую дисциплину в компании

Как легко, выполнив буквально 5 простых действий, вы можете настроить исполнительскую дисциплину в системе MAS Project и легко контролировать работу своих сотрудников.

Вы устали от просроченных или потерянных поручений, теряете много времени на проверку задач и контроль их выполнения, не знаете, как изменить ситуацию в лучшую сторону?

Система МАС Продежкт поможет Вам легко выстроить исполнительскую дисциплину благодаря последовательности простых шагов.

Итак, приступим.

Шаг 1. «Заводим» сотрудников в систему.

Получив на почту Ваш персональный логин и пароль, Вам необходимо авторизоваться в системе, как администратор. Права администрирования системы будут доступны Вам по умолчанию.

Теперь необходимо построить организационную структуру и добавить сотрудников.

На основной панели инструментов выбираем значок «Компания» и подраздел «Оргструктура».

В левом верхнем углу нажимаем кнопку «Создать» и выбираем команду «Создать отдел».

Заполняем название отдела, желательно строить организационную структуру с головного отдела.

ВНИМАНИЕ! Поскольку другие отделы, а также должности в Вашей организационной структуре пока отсутствуют, эти поля оставляем пустыми!

Нажимаем на три точки в правом верхнем углу появившегося прямоугольника и создаем должность в этом отделе.

Заполняем название должности, если должность руководящая, в окне «Иерархия» выбираем «Руководитель».

ВНИМАНИЕ! В каждом отделе может быть только один руководитель!

После нажатия кнопки «Сохранить» Вы сможете назначить сотрудника на должность (если это Вы, поскольку остальные сотрудники еще не заведены в систему), прописать зоны ответственности должности и назначить «Роли» на сотрудника, которые отвечают за расширенные права доступа (когда Вы эти роли создадите, конечно). Также в этом окне Вы можете откорректировать режим работы сотрудника.

ВНИМАНИЕ! Если Вы являетесь руководителем компании, то можете уже назначить себя на эту должность!

Итак, у Вас есть первая должность, остальные создаются аналогично!

Теперь добавляем подотделы, нажав на 3 точки в правом верхнем углу головного отдела.

Поскольку этот отдел находится в подчинении головного отдела, то строка «Отдел» заполнена автоматически.

Если в дальнейшем Вам придется менять иерархию отделов – Вы сможете сделать эту операцию через эту строку.

Итак, у Вас есть второй отдел, остальные создаются аналогично!

Для создания сотрудников нажимаем зеленую кнопку «Создать» в левом верхнем углу экрана, выбираем команду «Создать сотрудника».

Заполняем поля, отмеченные *.

ВНИМАНИЕ! Обязательные поля есть на всех 3 вкладках! Заранее выясните электронную почту сотрудника, поскольку именно на нее будут отправлены данные для доступа в систему.

Назначьте сотрудника на должность.

Итак, у Вас есть второй сотрудник, остальные создаются аналогично!

Результат: Вы создали организационную структуру и занесли сотрудников, которые требуют Вашего повышенного внимания в ближайшее время.

Шаг 2. Ставим функциональные задачи.

Переходим в раздел «Проекты и задачи».

Через кнопку «Создать» вызываем список команд, выбираем «Создать задачу».

В появившемся окне заполняем описание задачи, выбираем ответственного, корректируем сроки.

Если есть необходимость,
добавляем в задачу наблюдателей,
функциональную группу
и кураторов.

После заполнения полей и нажатия кнопки «Сохранить» у Вас появится возможность включить дополнительные уведомления о дисциплине выполнения данной задачи.

После закрытия окна задачи, Вы, как автор, увидите ее в списке задач в основном поле инструмента и сможете следить за изменениями статуса, комментариями к задаче и соблюдением сроков.

Рекомендация: поставьте аналогичным образом все важные задачи на ближайшие две недели для Ваших подчиненных и держите руку на пульсе оперативной работы сотрудников!

Шаг 3. Ставим регулярные задачи.

Если кто-то из сотрудников выполняет однотипные регулярные операции (например, еженедельный отчет) – заведите их в систему, и она сама будет их ставить сотруднику с необходимой периодичностью. Процесс постановки аналогичен простой задаче, но с настройкой периодичности.

Выберите в окне «Повторять задачу» необходимую частоту повторения.

Задайте период конкретными датами, днями недели или рабочими днями (в зависимости от выбранного периода). В строке «Создавать» рекомендуем выбрать «На опережение», в этом случае система будет создавать на 1-2 задачи вперед, а не сразу формировать их все на год или месяц вперед (очень актуально при ежедневном или еженедельном повторении задачи).

Вы, как автор, увидите эти задачи в разделе «Регулярные задачи».

Рекомендация: поставьте аналогичным образом все регулярные задачи для Ваших подчиненных и контролируйте соблюдение регламентов и должностных обязанностей!

Шаг 4. Ставим регулярные события.

Для конструктивного и оперативного взаимодействия с подчиненными важна коммуникация и обратная связь, поэтому рекомендуем создать регулярные планерки и встречи в системе MAS Project.

Заходим в инструмент «Календарь».

Кликаем на любое поле и всплывает окно нового события.

Заполняем все данные по событию: тема, повестка, дата, время, место, добавляем необходимых участников.

Настраиваем повторяемость события.

Система уведомит всех участников и напомнит перед началом события.

Рекомендация: поставьте аналогичным образом планерки для всех Ваших подчиненных и проактивно решайте возникающие проблемы!

Шаг 5. Контролируем исполнительскую дисциплину.

Для контроля работы с задачами просто и удобно использовать систему фильтров в инструменте «Проекты и задачи».

Создайте фильтр под названием «Просроченные», в настройках заполните следующие поля:

Автор – Вы,

Просрочено – да.

ВНИМАНИЕ! Перечень фильтров большой, в изначально всплывающее окно весть не помещается, необходимо «скроллить» вниз.

Сохраните.

Кнопка с данным фильтром появится у Вас на верхней панели, нажав на нее Вы увидите перечень всех задач, которые Вы поставили Вашим подчиненным, а они не исполнили в срок.

ИТОГОВЫЙ РЕЗУЛЬТАТ: Вы регламентировали оперативную работу Ваших сотрудников, система будет четко, беспристрастно и оперативно собирать и отчитываться о исполнительской дисциплине во вверенном Вам подразделении.
А за Вами уже управленческие решения!

Спасибо за внимание и удачного дня!